Information för våra grupper

Om ni inte hittar svaret ni söker eller har fler frågor, skriv till oss via contact [at] pi [dot] lu [dot] se

Informationen är uppdelad inom följande områden

Ekonomi: för svar om kostnadsram, budget och lönekontering samt gästforskare, faktureringsadress och utlägg.

Evenemang: för svar om catering, support inför digitala evenemang, annonsering, kalendarium och lokalbokning.

Kommunikation: för svar om LUCRIS, press/media, sociala medier och trycksaker.

Lokaler: för svar om låssystem, lokaler, parkering och säkerhet.

Ekonomi

Budget och kostnadsram

Teman och ASGn har fått en budget godkänd av styrelsen för Pufendorfinstitutet som en kostnadsram. Detta innebär att inga medel betalas ut, som ordinarie forskninganslag görs, utan all ekonomisk administration sköts av institutet. Temamedlemmar får sin lön konterad på Pufendorfinstitutet och detta sköts mellan heminstitutionens och Pufendorfinstitutets ekonom.

Förändringar i budget ska planeras i samråd med institutets personal och godkänns av institutets föreståndare. Kostnadsramen upphör på gruppens sista terminsdag och eventuell återstående medel återgår till institutet.

Faktureringsadress

Ange alltid vår faktureringsadress med kostnadsställe 859536 och enhetsadministratören som granskare:

Lunds universitet
Pufendorfinstitutet, kstn 859536
[enhetsadministratörens namn]
Box 188
221 00 Lund

Vid beställning skicka en kopia med specifikation till enhetsadministratören där du anger vilken grupp det gäller samt syfte, och vid behov även program för eventet. Är du osäker på vilka regler som gäller vid intern respektive extern representation? Fråga oss eller titta igenom LUs representationslathund.

OBS! Man får inte dricksa på LUs nota, vill man ändå ge dricks görs detta på egen bekostnad.

Gästforskare

Teman har möjlighet att knyta internationella gästforskare, Fellows, till sig för arbete i gruppen vid institutet. Temat agerar värd åt gästforskaren och att hens vistelse blir så givande som möjligt för både Temat och för gästforskaren.

En Fellow anställs vid institutet, som även hanterar frågor om lön, kontrakt, bostad, resa och försäkring. Kostnaden ligger utanför gruppernas kostnadsram och administreras av institutet. 

Resor

I första hand ska gruppen sköta resebeställningar själva med den upphandlade leverantören BCD Travel Sweden AB via deras självbokningssystem Cytric. Koordinatorerna har getts behörigheten ”resebokare”  för Pufendorfinstitutet i LUCAT, har ni gäster så är det de som kan ordna resor och hotell. Alla medlemmar i ett Tema eller ASG kan få resebokar-behörighet om de vill ha det, skriv i så fall till contact [at] pi [dot] lu [dot] se (contact[at]pi[dot]lu.s).

Skicka en kopia med specifikation på bokningen vid bekräftelse till vår enhetsadministratör. För resebokningar, logga in på självbokningssystemet. Vid frågor och support eller gruppbokning, ring eller mejla:

Telefon: 0046 8: +46 8 505 461 12
E-post: lu [at] bcdtravel [dot] se
Logga in på självbokningssystemet

Läs mer om att boka resor på medarbetarwebben

Alla resor ska faktureras Pufendorfinstitutet.
Använd alltid vår faktureringsadress

Utlägg

För att ditt utlägg ska granskas och godkännas av institutet måste du som Tema- eller ASG-medlem lägga in det i Primula som vanligt, dvs. som om utlägget gällde din institution. Sedan måste din resegranskare på din institution välja att "skicka till annan organisation" till oss på Pufendorfinstitutet, kostnadsställe 859536. Resegranskaren ska också skicka underlag och originalkvitto via internpost till  Pufendorfinstitutet, HS63, "enhetsadministratör". 

Gäster från andra lärosäten eller Fellows ska inte göra utlägg. Det ska alltid vara en gruppmedlem anställd vid LU som tar hand om eventuella kostnader för gäster eller Fellows.

OBS! Man får inte dricksa på LUs nota, vill man ändå ge dricks görs detta på egen bekostnad.

Evenemang

Alla evenemang som arrangeras av Pufendorfinstitutets grupper ska koordineras och planeras i samarbete med Pufendorfinstitutets personal i god tid. Vi hjälper dig med hemsida för evenemang, länk till registrering, innehåll och lay-out av program och hur ni bäst kommunicerar för att nå ut till er målgrupp.

Pufendorfinstitutets checklista för digitala evenemang (på engelska)

Catering

Grupperna uppmuntras sköta cateringbeställningar själva för de flesta evenemang. Använd endast de av Lunds universitet 
upphandlade leverantörer.
Logga in i Proceedo/Lupin för att hitta leverantörer och kontaktuppgifter.  (Välj fliken "Inköp" och skriv "catering" i sökfältet)

Glöm inte att skicka en specifikation till enhetsadministratören efter beställning, där det framgår grupp och datum samt leverantör, vad som beställts, och kostnaden, för att underlätta granskning av fakturan.

Deltagarlista med tillhörighet (institution och universitet) och program för aktiviteten mejlar du till enhetsadministratören senast en vecka i efterhand.

Gällande regelverk kring representation (intern och extern) ska alltid följas:
Se Lathund för representation (PDF, 55 kB, ny flik)

Kalendarium

För att lägga in evenemang i Pufendorfinstitutets kalendarium skicka datum, tid, sal, titel, talare samt en kort beskrivande text på svenska och engelska till oss i god tid. Ange även om det är ett slutet eller öppet evenemang.

Lokalbokning vid evenemang

Vi ser gärna att grupperna håller sina möten och evenemang här i huset. Skicka en förfrågan till lokalbokning [at] pi [dot] lu [dot] se (lokalbokning[at]pi[dot]lu[dot]se). Om lokaler inte är tillgängliga på önskat datum, eller ni av andra skäl behöver förlägga evenemanget någon annan stans, hör av er till oss.

Kommunikation

Lunds universitets forskningsportal (LUCRIS)

Alla Teman och ASGn ska läggas in som projekt i universitetets forskningsportal. Koordinatorn för respektive grupp ansvarar för att lägga in sitt Tema eller sin ASG.

I vår guide kan du läsa om hur du går tillväga för att lägga in ditt Tema eller din ASG.
Pufendorfinstitutets guide för att lägga in projekt i LUCRIS (PDF)

Länk till Lunds universitets forskningsportal (LUCRIS)(öppnas i nytt fönster)

Har du generella frågor kring LUCRIS var vänlig kontakta LUCRIS supporten på servicedesk [at] lu [dot] se (servicedesk[at]lu[dot]se), vid frågor som rör registreringen av ert Tema/ASG kontakta institutets kommunikatör.

Press/media

För frågor och rådgivning kring press och media, kontakta institutets kommunikatör. 

Sociala medier

Följ gärna Pufendorfinstitutet på sociala medier och tagga oss när ni lägger upp något som rör ert arbete här. Vill ni ha rådgivning, tips och stöd gällande sociala medier kontakta oss.

Pufendorfinsitutet i sociala medier:

Facebook: https://www.facebook.com/pufendorfinstitutet/
X: PufendorfIAS_LU(@PufendorfL)
Youtube: The Pufendorf IAS_LU
LinkedIn: Pufendorf Institute for Advanced Studies

Trycksaker och Grafiskt material

Institutet har mallar som följer LUs grafiska profil och vi kan bistå med utformning av trycksaker eller annat grafiskt material.

Pufendorfinstitutets lokaler

I början av terminen lägger vår intendent in behörighet på era passerkort (LU-kortet/motsv), så att ni kan komma in i huset. Detta gäller även Temakontor, som endast Temamedlemmar och instituets personal har åtkomst till. Detta är ert kontor under hela Temaperioden, alla dagar i veckan. För att kortet ska fungera måste du aktivera ditt passerkort genom aktiveringsdosan som finns på bottenvåningen på samma vägg som tavlan med Samuel von Pufendorf.

För mer information om våra lokaler se Lokaler och uthyrning

Säkerhet

Samtliga Temadeltagare får en säkerhets- och brandskyddsgenomgång i samband med ert introduktionsmöte. Nödutgångar finns genom Temarummet på andra våningen samt genom båda entréerna på bottenvåningen. Det finns även en nödutgång genom fönstret i vilrummet i källaren. Samlingsplats är framför huvudentrén till institutet mot Biskopsgatan.

Institutet är låst och behörighet för att komma in får man av vår intendent. Fönster är larmade så vänligen se till att ni stänger dessa innan ni går hem för dagen. Vid nödläge går det alltid att komma ut genom entréerna utan att trycka på låsknappen genom att dra i nödhandtaget. Finner ni att säkerhetsbeslaget på nödhandtaget är trasigt, eller skulle ni eller en gäst råka dra i detta, vänligen informera intendenten.

All övrig felanmälan görs till vår intendent.

Parkering

På Pufendorfinstitutets baksida finns ett antal parkeringsplatser till institutets förfogande. Dessa kan nyttjas av gruppernas deltagare och gäster vid arbete på institutet men särskilt tillstånd måste inhämtas hos institutets intendent.

Cykelparkering finns intill bilparkeringen bakom institutet samt på framsidan mot Biskopsgatan.